【山西绛县农商银行:强化档案管理 利用档案资源】

2023-11-02
来源:山西金融网

山西绛县农商银行紧紧围绕创建档案管理工作规范化、现代化、信息化这一目标,通过成立档案工作领导小组、制定档案管理制度、不断加大资金投入、加强基础设施建设、加强档案资源收集整理、强化人员素质培训等工作,做实档案管理基础,充分挖掘利用档案资源价值,确保档案信息安全。
强化组织领导,夯实档案管理基础。该行高度重视档案基础工作建设,将档案管理作为一项重要工作常抓不懈。一是成立以行长为组长,分管办公室监事长为副组长,综合办公室主任为档案管理办公室主任,各部门经理为成员的档案管理工作领导小组,定期对档案管理工作进行检查和督促。领导小组认真履行档案工作主体责任,全面建立和落实档案工作责任制,将档案工作纳入全行发展规划和工作计划,纳入年度考核内容。二是配备专兼职档案工作人员,总行配备了专职档案工作人员1名,各分支机构兼职档案员15人,形成系统有人抓、层层有人管的档案工作格局,确保业务领域扩展到哪里,档案工作就延伸到哪里。三是强化设施投入,保障档案管理安全。为有效解决档案库房日显紧张的问题,该行积极推行档案集中化管理新模式,加快硬件建设,按条线新增了6间档案库房,并严格按照标配备了防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体等九防必要设施,为档案保管工作创造了良好的条件。
重视制度建设,完善档案管理流程。该行严格按照《档案法》《山西省档案管理条例》、国家档案局印发的《企业档案管理规定》《金融企业业务档案管理规定》《企业档案工作规范》等法律法规和标准规范,结合工作实际,进一步建立健全档案工作规章制度,制定了与农商银行业务发展相匹配的档案工作规定、档案工作责任追究制度、文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案安全和保密制度、电子档案管理制度等,形成系统完善的档案工作制度体系。同时,结合本单位实际,制定了一套内容全面、结构完善的档案管理办法。按照档案来源不同,将各类档案分类管理,使用标准化、规范化的方式,明确档案整理工作各环节职责要求。如该行全面修订的《绛县农商银行档案工作管理制度》,从档案整理、立卷、归档、查阅、保密、岗位职责到电子档案同步管理,确保档案管理全生命周期有迹可循、有章可依、有据可查。档案制度上墙公示、明确管理责任。建立联动工作机制,加强制度培训,实行档案整理“一盒一档一目录”、档案交接“双清单”、档案归档“当年清”,促进档案管理制度化、规范化。
全面推进档案归档范围,做好档案保管期限编制工作。一是以《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局10号令)为依据,对照《山西省农村信用社联合社档案管理办法》,完成了“文件材料归档范围和档案保管期限表”编制工作,积极探索推行档案分类方案、文件材料归档范围、档案保管期限表“三合一”制度。二是规范档案收集整理归档工作。从总行到各网点,严格按照档案规范标准、时限要求完成档案的收集、整理、归档任务,特别是档案基础薄弱的网点,列出时间表、路线图、倒排工期,确保历年档案整理的规范化。三是坚持不懈抓好档案安全工作。时刻绷紧安全这根弦,常态化抓好安全隐患排查,严格按照档案安全管理制度的“八防”要求做好日常安全巡检,确保档案实体和信息安全的万无一失;四是有序推进档案集中管理工作。认真做好档案集中管理3个片区的统筹指导工作,各网点按照“打基础、利当下、管长远”工作思路,采取“分批整理、梯次推进、一次到位”的方法,整理一批、上柜一批,科学合理排序、编码、摆放,为实现全县档案的集中管理奠定基础。
  采取有效措施,加强档案资源收集整理。一是认真做好日常工作中形成档案(含电子档案)的积累、归档、系统整理、编研、保管、移交、提供利用等。今年1—9月份,全行共积累、整理、归档、保管各类档案862册(件)。二是档案资料产生责任部门十分重视过程管理,边工作边归档,收集整理有关项目准备阶段、实施过程、结果成效等全部档案资料,将完整档案资料及时移交同级档案管理部门,共收集整理基建、集中采购、文书等档案资料283册(件)。三是进一步加大档案收集力度,在做好管理类文件材料收集归档的基础上,下大力气将散存的反映企业历史沿革、生产经营等方面的业务、项目、基建、设备、声像等档案收集齐全,通过摸底排查,根据现有档案,查找历史遗漏,采取补救措施,确保档案的完整性,共收集、整理这方面的档案资料63册(件)。四是严格按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》要求,制定了切实可行的机构改制档案处置工作方案,确保企业资产与产权变动档案有地方存放、有专人管理,不失控、不流失、不损毁,档案管理工作有序衔接、规范高效,对每年形成的文件、影像和会计凭证等,按标准化整理要求及时进行归档整理,并达到了标准化整理要求。
  广泛深入开发,利用各类档案资源。整理和保存档案的目的在于提供利用。该行紧密围绕中心工作、重点工作,结合实际采取多种形式对档案信息资源进行多角度和深层次的开发,为经营决策和机构发展提供档案信息服务,让档案真正成为知识库、智囊库和文化库。该行健全档案提供利用制度,在提供利用时一律履行严格审批手续。尤其是今年3月份以来,在开展清收不良贷款集中行动中,通过查找利用历史档案,配合公安、法院、纪检等部门开展清收工作,准确及时地提供了大量原始凭证,有力打击了各类逃废农商银行债务和诈骗贷款的不法行为,及时收回因逃废债行为形成的不良贷款2210万元。
  采取多种措施,确保档案信息安全。一是坚持安全第一、预防为主,牢固树立档案安全意识,认真落实档案安全工作责任,进一步织密档案实体和信息安全的防护网。二是加强档案库房建设与管理,配备相应的档案防护设施设备,以高标规范、务实管用为原则,高标准打造标准化的集中档案管理阵地。档案库房占地面积1509平方米,内设了档案室、借阅室、整理室,实现了办公、阅文、库房“三分开”;安装了智能防盗监控系统及自动消防系统,解决了档案保管安全问题;配备了标准密集架、防磁柜、环保除湿机等现代化档案设备,优化了档案保存环境,达到了“三铁”(铁门、铁窗、铁柜)、“十防”(防尘、防火、防盗、防潮、防高温、放光、防蛀、防腐、防水、防鼠)的现代化档案管理要求,为全行档案“筑巢安家”。三是制定档案管理应急预案,提高档案管理抗风险能力。
聚焦创新模式,推进档案信息化建设。该行将档案管理信息化建设作为档案工作提质升级的切入点,积极开展库存纸质档案信息化工作。一是按照《山西省档案事业发展“十四五”规划》《山西省档案事业发展“十四五”规划实施情况评估办法》要求,继续做好“存量数字化”,到“十四五”末,传统载体档案数字化率达到90%。二是大力推进“增量电子化”,着力推进与办公自动化系统、业务系统等相互衔接的电子档案管理信息系统建设,着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求,在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能。三是根据《档案法》的要求对近35年以来形成的永久档案全部实现信息化存档。四是档案管理系统一键检索目录,定位条形码一扫检索档案位置、统一管理平台表单一键线上申请、审批、借阅等,已逐步搭建数字化管理全流程,提高了档案精准服务能力,逐步将原纸质档案管理转变成为提供信息的数字化控制中心。
  加大教育培训力度,提升档案人才队伍素质。一是加强对档案管理人员的教育培养,通过组织学习档案管理办法、库房管理办法、档案传递借阅办法等管理制度,增强档案管理人员的事业心、责任心及管理技能。二是对今年新入档的档案设置项目索引,对档案的等级做好有类别、有编号、有题目、有概要,方便档案查阅,服务经营决策,同时对以往年份档案,根据类目重新排列分类,做到一目了然。三是注重提升档案员的业务能力,组织全体档案员到档案管理先进单位参观学习,通过走出去、引进来的方式,开阔档案人员视野,找出工作差距,改进工作方法,激发档案员的工作积极性和主动性。---山西绛县农村商业银行 曹 琳   任 卉

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